NEXT WELTECH書類に追われて、利用者さんの顔を見る時間がない。福祉の現場で、AIを「下書き係」にするという考え方
2026年10月6日
文：Mats｜NEXT WELTECH 公認心理師・社会福祉士・精神保健福祉士・特別支援学校教諭一種免許
閉所後の事務室で、ひとり書類に向かう夜
利用者さんが帰ったあとの、静かな事務室を思い浮かべてみてください。
蛍光灯の下で、パソコンの画面と、積み上がった書類。支援記録、個別支援計画、モニタリング、保護者への連絡帳。「今日の〇〇くん、どうだったかな」と思い出しながら、キーボードを打つ。気がつけば、窓の外はもう真っ暗です。
私も、現場にいた頃は同じでした。書類が大切な仕事だということは、よくわかっています。ご本人やご家族にとって、そして事業所を守るためにも。
でも、ふと思うのです。この時間が、本当は、利用者さんの顔を思い浮かべながら明日の支援を考える時間だったら、どんなにいいだろうと。
こんな悩み、ありませんか？
放課後等デイサービスを軸に、いくつかの事業を運営されている管理者・経営者の方から、よく伺うお話があります。
- 支援記録に追われて、残業が当たり前になっている。職員さんが疲れているのがわかる。
- 個別支援計画やモニタリングが、いつも期限ぎりぎり。内容も、毎回似た文章になってしまう。
- 連絡帳の書き方が、人によってバラバラ。言葉ひとつで、保護者の受け取り方が変わるのが怖い。
- 「AIが使えるらしい」と聞くけれど、個人情報は大丈夫なのか、何から始めればいいのかわからない。
どれも、現場を大切に思っているからこその悩みです。ひとつでも心あたりがあれば、この先を読んでみてください。
書類が「重い」のは、書く力のせいではない
書類がしんどいとき、私たちはつい「自分は文章が苦手だから」と思いがちです。
けれど、現場の職員さんの多くは、書く力が足りないのではありません。書くための「材料」を、頭の中から探し出して、並べて、整えて、言葉にする。この作業が、一日の終わりの疲れた頭には、重すぎるだけなんです。
つまり、書類の負担の正体は、半分以上が「白い画面と向き合う時間」。ここを軽くできれば、残りの「判断」と「想い」の部分に、ちゃんと力を使えるようになります。
AIは「下書き係」。決めるのは、いつも人
AIに書類を任せる、と聞くと、こんな不安が浮かぶかもしれません。「ご本人のことを、機械に決められてしまうんじゃないか」と。
私は、こう考えています。AIは、下書き係。決める人は、いつも職員さん。
- 箇条書きのメモを、読みやすい文章に整えてもらう
- 同じ内容の表現を、いくつか出してもらって、選ぶ
- 保護者向けに、やわらかい言い回しへ言い換えてもらう
- 書き出しに迷うとき、「たたき台」を作ってもらう
こうして出てきた文章を、目の前の利用者さんの姿に照らして、直して、整えて、最後に「これで出します」と決めるのは人です。AIが書いた文章を、そのまま出すことはありません。
下書きがあるだけで、白い画面の重さは、ずいぶん軽くなります。そして、浮いた時間と力を、利用者さんや、職員さんの対話に回せるようになるのです。
使う前に、必ず守りたい三つの約束
福祉の現場では、扱う情報の重さがちがいます。だからこそ、AIを使う前に、事業所でこの三つを決めておくことをおすすめします。
ひとつめ。個人が特定できる情報は、入れない
お名前、住所、学校名、診断名の細かい情報など、「その人だとわかる」情報は入力しません。「Aさん」「小学生の男の子」のように、仮の呼び方に置きかえて使います。
ふたつめ。事業所と自治体のルールを、先に確認する
AIサービスの種類や設定によって、入力した内容の扱いは変わります。使うサービスの規約と、事業所の個人情報の取り扱いルール、お住まいの自治体や指定権者の考え方を、先に確認してください。迷ったら、使わない。それも立派な判断です。
みっつめ。出てきた文章は、必ず人が確認する
AIは、それらしい文章を、自信ありげに書いてくれます。事実とちがうことが混ざることもあります。ご本人の様子と合っているか、ご家族に失礼な言い方がないか。最後の確認は、必ず職員さんの目と心で行います。
この三つを守るだけで、AIは「こわいもの」から「頼れる道具」に変わります。
書類の種類ごとに、AIの手伝い方を考える
支援記録：メモを、文章に
その日の様子を、箇条書きでさっとメモする。それを、AIに「記録の文章にしてください」と頼む。メモの段階では、お名前を入れません。
書くのではなく「確かめる」作業になるので、疲れた頭にもやさしい進め方です。
個別支援計画：たたき台を、ふたりで磨く
目標や支援内容の「言葉の選び方」に迷うとき、AIに複数の言い方を出してもらいます。そこから、この利用者さんにしっくりくるものを選び、職員さんの言葉で書き直す。
毎回似た文章になってしまう、という悩みにも、「ちがう角度の言い方」が見つかることで、風が通ります。
連絡帳：やわらかく、伝わるように
不適応行動があった日の連絡帳は、書く側も緊張します。事実を正確に、でも責める響きにならないように。AIに言い換えの案を出してもらい、その中から、保護者の方との関係にふさわしい言葉を選びます。
視覚支援ツール：作る時間を、短く
絵カードやスケジュールなど、TEACCHの考え方にもとづく視覚支援は、効果が大きい一方で、作るのに手間がかかります。ここでもAIは、案出しや文言の整理を手伝ってくれます。
「使い方」を学ぶと、現場は動きはじめる
ツールを入れるだけでは、書類は減りません。前の記事に書いたとおり、「わかった」と「できる」のあいだには、川が流れているからです。
実際に手を動かして、チームで試して、「うちの書類なら、こう使えばいい」が見えてきたとき、はじめて現場に根づきます。
研修のあとにいただいた感想に、こんな声がありました。
必要性の高い視覚支援ツールの作成とAIの活用方法がわからなかった→具体的な表記の仕方や活用方法を学び実践に活かす事ができた。
（指導員・支援員・経験5〜10年）
「わからなかった」が「使えた」に変わる。その瞬間に立ち会えることが、私の大きなよろこびです。
NEXT WELTECHのワークショップでは、AIの活用を、福祉の支援の学びと一緒に、ひとつながりで扱います。事業所の書類を題材に、職員さんが話し合いながら、手を動かして試します。
管理者・経営者が、明日からできる小さな一歩
大がかりな準備は、いりません。まずは、次の三つを、静かに自分に聞いてみてください。
- 職員さんの書類の時間は、一週間にどれくらいありますか？ 一度、数えてみたことはありますか？
- いちばん重いと感じている書類は、どれでしょう？ そこに、下書きの手伝いが入ったら、何が変わりそうですか？
- AIを使うときの「約束事」を、事業所の言葉で決めていますか？
ひとつでも「うーん」と思ったなら、それは悪いことではありません。変わるための入口が、そこにあるということです。
よくある質問
AIに書類を任せて、大丈夫でしょうか？
任せるのではなく、「下書きを手伝ってもらう」という位置づけです。最終的な内容の確認と判断は、必ず職員さんが行います。
個人情報が心配です。
お名前など、個人が特定できる情報は入力しない、事業所と自治体のルールを先に確認する、という約束を大切にしています。迷うときは、使わない選択もあります。
パソコンが苦手な職員が多いのですが。
操作の難しさより、「何を頼めばいいか」を知らないことのほうが多いように感じます。ワークショップでは、実際の書類を題材に、一緒に手を動かしながら進めます。
書類以外にも、AIは使えますか？
視覚支援ツールの案出しや、保護者向けのお便りの文面づくりなどにも活用できます。事業所の困りごとに合わせて、組み合わせを一緒に決めます。
まず、何から相談すればいいでしょうか？
次のふたつから、気軽にどうぞ。どちらも無料です。
- 現場診断アンケート（約10分）：「いま、何に困っていますか？」という簡単な質問に答えるだけです。
- 対話FIKA（60分）：コーヒーを片手に、書類のことも、現場のことも、ゆっくり聞かせてください。
むすび：書類を減らすのは、利用者さんの顔を見るため
書類を減らしたいのは、楽をしたいからではありません。利用者さんの顔を見て、職員さんの声を聞いて、「明日、どうしようか」と考える時間を取り戻したいからです。
AIは、そのための小さな道具のひとつにすぎません。使うのも、決めるのも、人です。
もし、あなたの事業所で「書類に追われて、いちばん大事な時間が足りない」という静かな悩みがあるなら、一度、コーヒーでも飲みながらお話ししませんか。
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